Tietosuojakäytäntö

DIGITAALINEN TIETOSUOJASELOSTE

Kun käytät palveluja, joita Åland Post Oy (”Åland Post”) tarjoaa verkkosivuillaan, sosiaalisen median kanavissaan ja asiakaspalvelussaan (tässä selosteessa ”digitaaliset
palvelut”), voit olla varma siitä, että Åland Post suhtautuu yksityisyyteesi vakavasti. Tämä digitaalinen tietosuojaseloste koskee yleisesti kaikkia Åland Postin digitaalisia
palveluita, ellei tietyn palvelun osalta ole toisin ilmoitettu.

Åland Postin käsittelemiä henkilötietoja käytetään vain niihin liittyviin tarkoituksiin ja ne suojataan, jotta ne eivät joudu asiattomien saataville. Åland Post noudattaa kaikessa
henkilötietojen käsittelyssä tietosuoja-asetusta (GDPR)¹.

Åland Postin digitaalisiin palveluihin liittyvän henkilötietojen käsittelyn lisäksi Åland Post käsittelee henkilötietojasi, sekä lähettäjänä että vastaanottajana, myös toimittaessaan
digitaalisten palveluiden välityksellä tarjoamiaan palveluita. Jos jotakin Åland Postin digitaalisten palveluiden välityksellä tarjoamaa palvelua koskevat ehdot sisältävät
henkilötietojen käsittelyä koskevia vielä tarkempia määräyksiä, sovelletaan kyseisen palvelun yhteydessä näitä tarkempia määräyksiä, eikä digitaalista tietosuojaselostetta.

1. Henkilötiedot ja niiden käsittely

Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, jotka koskevat tunnistettua tai tunnistettavissa olevaa luonnollista henkilöä. Tässä yhteydessä tunnistettavissa olevalla luonnollisella henkilöllä
tarkoitetaan henkilöä, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa erityisesti tunnistetietojen, kuten nimen, henkilötunnuksen, sijaintitiedon, verkkotunnistetietojen
taikka yhden tai useamman kyseiselle luonnolliselle henkilölle tunnusomaisen fyysisen, fysiologisen, geneettisen, psyykkisen, taloudellisen, kulttuurillisen tai sosiaalisen tekijän
perusteella.

Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan kaikkia henkilötietoihin liittyviä toimintoja eli jokaista toimea tai toimien yhdistelmää, joka tai jotka kohdistetaan henkilötietoihin tai henkilötietoja sisältäviin tietojoukkoihin joko automaattista tietojenkäsittelyä käyttäen
tai manuaalisesti, kuten tietojen keräämistä, tallentamista, järjestämistä, jäsentämistä, säilyttämistä, muokkaamista tai muuttamista, hakua, kyselyä, käyttöä, tietojen luovuttamista
siirtämällä, levittämällä tai asettamalla ne muutoin saataville, tietojen yhteensovittamista tai yhdistämistä, rajoittamista, poistamista tai tuhoamista.

2. Henkilötietojen käsittely Åland Postissa
2.1. Henkilötietojen kerääminen ja poistaminen

Kun vierailet Åland Postin digitaalisissa palveluissa tai sen palveluissa tai käytät niitä tai viestit Åland Postin kanssa sen digitaalisissa palveluissa, Åland Post voi kerätä sinua
koskevia tietoja. Niitä ovat esimerkiksi nimi, osoite, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero,
tunnistetiedot, Åland Postin palveluiden ja tuotteiden käyttöäsi ja transaktiohistoriaa koskevat tiedot sekä joidenkin palveluiden yhteydessä myös paikkatiedot.
Joissakin tapauksissa käsiteltäviä tietoja voivat olla myös henkilötunnuksesi sekä tiedot kiinnostuksestasi tuotteita tai palveluita kohtaan, tapa, jolla haluat sinuun otettavan
yhteyttä, taustatiedot koulutuksestasi tai työstäsi sekä hakemaasi työpaikkaan liittyvät tiedot.

Lisäksi Åland Post voi kerätä teknisiä tietoja Åland Postin digitaalisten palvelujen käyttöön käyttämistäsi yksiköistä, joita voivat olla IP-osoite, laitteen yksilöllinen tunniste, verkkoselaimen tyyppi ja evästetiedot. Tässä kappaleessa kuvattavat toimet voivat toteuta esimerkiksi täyttäessäsi lomakkeita, ilmoittautuessasi uutiskirjeen tilaajaksi, viestiessäsi
Åland Postin kanssa sosiaalisen median kanavissa, antaessasi kommentteja yhteystietolomakkeella tai puhelimitse taikka käyttäessäsi Åland Postin tarjoamia asiakaskohtaisia
palveluita.

Kun otat yhteyttä Åland Postin asiakaspalveluun digitaalisten palveluittemme kautta esimerkiksi reklamoinnin yhteydessä, Åland Post käsittelee yhteystietojasi ja asiaa koskevia tietoja.

Jos vierailet Åland Postin sosiaalisen median kanavissa (kolmannen osapuolen alustoilla, kuten Facebookissa, Twitterissa, LinkedInissa, Instagramissa ja Youtubessa) tai viestit niiden välityksellä kanssamme, Åland Post voi ottaa vastaan tietoja profiilistasi ja toimistasi kolmannen osapuolen alustalla alustan tarjoajalta.

Åland Post käyttää monissa digitaalisissa palveluissaan niin kutsuttuja evästeitä. Niiden avulla kerätään tietoja tavastasi käyttää kyseistä digitaalista palvelua. Lisätietoja Åland
Postin digitaalisissa palveluissaan käyttämistä evästeistä ja tavasta, jolla voit poistaa nämä evästeet, on Åland Postin evästekäytännössä osoitteessa www.alandpost.com/fi/cookies.
Åland Post käsittelee henkilötietoja vain niin kauan, kuin se on käsittelyn tarkoituksen saavuttamiseksi tai Åland Postin oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi tarpeellista.

2.2. Henkilötietojen säilyttäminen

Säilytettävät tiedot voivat sijaita Suomessa tai muussa maassa, jossa Åland Postilla on toimintaa.

2.3. Mihin tarkoituksiin henkilötietoja käsitellään?

Åland Post tai sen alihankkijoina toimivat käsittelijät käsittelevät digitaalisten palveluiden ja niiden palveluiden käytöstäsi keräämiään henkilötietojasi seuraavassa lueteltuihin
tarkoituksiin.

1. Jotta Åland Post voi tarjota tilaamasi tuotteet ja palvelut sekä hallinnoida kanssasi tekemiään sopimuksia.
2. Jotta Åland Post voi viestiä kanssasi asiakaspalvelunsa, sähköpostilomakkeiden ja Åland Postin sosiaalisen median tilien välityksellä.
3. Jotta Åland Post voi hallinnoida markkinointia esimerkiksi järjestämällä kilpailuja, jakamalla voittoja ja markkinoimalla postin, sähköpostin ja tekstiviestien välityksellä.
4. Jotta Åland Post voi käsitellä maksujasi sekä ehkäistä tai havaita petoksia.
5. Jotta Åland Post voi analysoida ja ryhmitellä vierailijoita valintojen, priorisoinnin ja mieltymysten perusteella, eli niin kutsutun profiloinnin perusteella, ja voidakseen tarjota sinulle merkityksellisiä ja mukautettuja tietoja, suosituksia, ilmoituksia ja tarjouksia. On myös mahdollista, että Åland Postin eri digitaalisten palveluiden käytöstä kerääntyneitä tietoja yhdistellään tätä tarkoitusta varten ja tuotteiden ja
palveluiden kehittämistä varten. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös Åland Postin digitaalisten palveluiden ja sen palveluiden käyttöä koskevien tilastojen laatimiseksi.
6. Jotta Åland Post voi ylläpitää, kehittää, testata ja parantaa Åland Postin digitaalisia palveluita ja niiden tarjoamiseen käytettäviä teknisiä alustoita.

2.4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusta ja oikeutetut edut

Åland Post käsittelee aina henkilötietojasi sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Åland Post käsittelee henkilötietojasi silloin, kun se on välttämätöntä kanssasi tekemänsä sopimuksen täyttämiseksi tai vastatakseen asiakaspalvelua koskevaan pyyntöösi ja silloin, kun
Åland Postille on henkilötietojesi käsittelystä muuta laillista ja oikeutettua etua esimerkiksi Åland Postin kohdistaessa markkinointia sen digitaalisten palveluiden käyttäjille tai
kehittäessä digitaalisia palveluitaan. Jos Åland Post käsittelisi henkilötietojasi johonkin tarkoitukseen, joka sovellettavan lainsäädännön mukaisesti edellyttää lupaasi, Åland Post
hankkii siihen ennalta lupasi.

3. Varmuus henkilötietojen suojaamisesta

Åland Post huolehtii henkilötietojesi varmasta turvaamisesta ja ryhtyy asiaankuuluviin teknisiin ja organisatorisiin turvatoimiin suojatakseen henkilötietosi luvattomalta pääsyltä,
muuttamiselta, levittämiseltä tai tuhoamiselta.

Åland Post ja sen työntekijät ovat vaitiolovelvollisia Ahvenanmaan postipalveluita koskevan maakuntalain (ÅFS 2007:60). Myös muut tiedot Åland Postin asiakkaista käsitellään luottamuksellisina.

4. Henkilötietojen luovuttamista koskevat rajoitukset

Åland Post voi antaa ulkopuolisille yhteistyökumppaneille ja toimittajille Åland Postin lukuun toteutettavia tehtäviä, jotka liittyvät esimerkiksi tietoteknisten palveluiden tai
maksuratkaisujen tarjoamiseen, markkinointiin sekä analyysien tai tilastojen laatimiseen. Näiden tehtävien suorittaminen voi tarkoittaa, että sekä EU/ETA-alueen sisällä että sen
ulkopuolella toimivat Åland Postin yhteistyökumppanit saavat pääsyn henkilötietoihisi. Åland Postin lukuun henkilötietoja käsittelevät yhtiöt allekirjoittavat aina Åland Postin kanssa sopimuksen myös Åland Postin yhteistyökumppanien hallussa olevien henkilötietojesi korkean suojaustason varmistamisesta. EU/ETA-alueen ulkopuolisten yhteistyökumppaneiden osalta noudatetaan erityisiä turvatoimia esimerkiksi tekemällä sopimuksia, joihin kuuluu EU:n komission hyväksymät tietojen siirtoa koskevat vakiolausekkeet. Nämä lausekkeet ovat nähtävillä EU:n komission verkkosivuilla.

Åland Post voi luovuttaa henkilötietoja kolmannelle osapuolelle kuten poliisille tai muulle viranomaiselle, jos luovuttaminen koskee rikoksen tutkintaa tai jos Åland Post on muusta syystä lain tai viranomaispäätöksen nojalla velvollinen luovuttamaan nämä tiedot.

Åland Post ei luovuta henkilötietojasi muussa kuin tässä kohdassa 4 kuvatussa laajuudessa.

5. Ulkoiset linkit

Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan sinua koskeviin tietoihin, joita Åland Post käsittelee Åland Postin digitaalisten palveluiden yhteydessä. Åland Postin digitaalisiin palveluihin voi toisinaan sisältyä linkkejä ulkopuolisiin sivustoihin tai palveluihin, jotka eivät ole Åland Postin määräysvallassa. Jos seuraat linkkiä ulkopuoliselle verkkosivulle, sinua kehotetaan
tutustumaan kyseistä sivua koskeviin henkilötietojen käsittelyperiaatteisiin ja tietoihin evästeistä.

6. Oikeus saada tietoja ja tehdä valituksia

Sinulla on sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus milloin tahansa pyytää pääsyä käsiteltäviin, sinua koskeviin henkilötietoihin, saada virheelliset henkilötiedot
korjatuiksi, pyytää Åland Posta lopettamaan henkilötietojesi käsittely ja poistamaan ne, rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä, käyttää tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen
koskevaa oikeuttasi sekä vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Ota siinä tapauksessa yhteyttä Åland Postiin kohdassa 8 oleviin osoitteisiin.

Sinulla on myös oikeus milloin tahansa tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojasi käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön vastaisesti.

7. Lapsia koskevien henkilötietojen käsittely

Åland Postin digitaalisia palveluita ei ole tarkoitettu lapsille, eikä Åland Post sen vuoksi tietoisesti kerää lapsia koskevia henkilötietoja. Jos olet lapsen holhooja ja saat tietoosi, että
lapsesi on antanut henkilötietoja Åland Postille, pyydämme sinua ottamaan yhteyttä Åland Postiin kohdassa 8 oleviin osoitteisiin. Näin voit käyttää oikeuttasi esimerkiksi tietojen
oikaisemiseksi tai poistamiseksi.

8. Yhteystiedot

Tietojesi rekisterinpitäjä on Åland Post Oy. Åland Post Oy on nimittänyt tietosuojavastaavan. Jos sinulla on henkilötietojesi käsittelemistä koskevia kysymyksiä, ota yhteys
Åland Post Oy:n tietosuojavastaavaan sähköpostiosoitteella dataskydd@alandpost.com tai postitse:
Åland Post Oy
Tietosuojavastaava
PL 1000
AX-22110 Maarianhamina
Ahvenanmaa, Suomi

9. Tämän tietosuojaselosteen muuttaminen

Åland Post voi milloin tahansa muokata tätä tietosuojaselostetta. Tietosuojaselosteen uusin versio on aina saatavilla Åland Postin verkkosivuilla.

10. Työntekijöiden henkilötietojen käsittely

Åland Post käyttää työntekijöiden henkilötietoja vain sellaisiin tarkoituksiin, joita lakien ja sopimusten noudattaminen tai työntekijöiden turvallisuuden varmistaminen edellyttää.
Åland Postilla on hallussaan työntekijöiden henkilötietoja, jotta se voi hallinnoida henkilöstöasioita, palkkoja ja muita henkilöstöön liittyviä tehtäviä. Åland Post jakaa
henkilötietoja kolmansien osapuolien järjestelmiin henkilöstöhallinnon hoitamiseksi. Työntekijöiden henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä. Tietoja säilytetään enintään kaksi vuotta, ellei laki edellytä pidempää säilyttämistä. Henkilötietoja jaetaan vain siihen erityisesti valtuutetuille henkilöille.

Päivitetty viimeksi: 24.5.2018

¹Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679, annettu 27 päivänä huhtikuuta 2016, luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta
(yleinen tietosuoja-asetus).